Lehdistötiedotteen laatiminen

• Käytä helppoa kieltä: kirjoita lyhyitä lauseita ja selvitä erikoissanat yleiskielellä.
• Laadi tekstisi tavalliselle keskivertolukijalle.
• Kirjoita lyhyesti. Yhden sivun tiedote riittää.
• Tee hyvä ja myyvä otsikko.
• Kerro tärkein asia ensimmäisessä kappaleessa.
• Käytä väliotsikoita ja jaa teksti kappaleisiin. Selkeys helpottaa toimituksen työtä.
• Lisää tiedotteen loppuun yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero.
• Mieti, voisiko paikallinen asia olla valtakunnallisestikin kiinnostava.
• Kannattaisiko tiedote lähettää myös ammatti- tai aikakauslehtiin?
• Tiedotusvastaavan työtä helpottaa lista tiedotusvälineistä ja lehtien ilmestymispäivistä. Näin voit etukäteen suunnitella tiedotteen jakelun. Ks. linkit tämän sivun alalaidassa.

Lehdistötiedotteen tarkoituksena on saada tieto tapahtumasta välitettyä tiedotusvälineille sellaisessa muodossa, että toimittaja tekee siitä jutun - joko suoraan tiedotteen pohjalta tai lisätietoja kysyttyään.

Tiedotteen otsikointi

Tiedotteessa hyvä ja naseva otsikko on tärkeä, koska toimittaja saattaa päättää sen perusteella, jatkaako lukemista. Käytä selkeää kieltä ja yritä herättää lukijan mielenkiinto. Väliotsikoilla voi ryhmitellä asioita ja ruokkia kiinnostusta. Voit otsikoida viestisi eri tavoin paikallislehdistölle kuin valtakunnallisesti.

Tiedotteen sisältö

Tiedotteen teksti kertoo lyhyesti olennaisen tapahtumasta. Mieti mikä tapahtumassanne ja tapahtumapaikalla on mielenkiintoista.

Tekstin on hyvä mahtua kokonaisuudessaan yhdelle liuskalle. Käytä tiedotteessa JOY-kampanjan nimeä ja lisää tunnukset liitteeksi, media tuntee JOY-kampanjan ja saattaa sitä kautta kiinnostua teidänkin tapahtumastanne. Samalla levitetään lisätietoa JOY-kampanjasta.

Lisää tiedotteen loppuun lisätietojen antajaksi ainakin yhden henkilön yhteystiedot (puhelin ja sähköposti). Yhteyshenkilön pitää olla tavoitettavissa puhelimitse tapahtumapäivänä. Lisäksi lisätiedoissa kannattaa mainita www.joy2010.fi -sivut.

Vältä näitä virheitä: ei kuvia ja erilaisia fontteja sähköpostiin

Tiedote on hyvä lähettää täysin muotoilemattoman tekstinä sähköpostin viestikentässä.

Erilaisilla fonteilla ja väreillä kikkailu vähentää tiedotteen uskottavuutta ja saattaa tehdä siitä sekavan näköisen. Tiedotteeseen ei myöskään kannata upottaa kuvia tai logoja. Jos tekstiin halutaan esimerkiksi kuvia, taulukoita tai muita liitteitä, ne kannattaa oheistaa erillisinä tiedostoina tai vielä mieluummin asettaa ne nettiin ladattavaksi.

Tekstin joukkoon upotetut kuviot tai taulukot saattavat jopa muuttaa tekstin asettelua sähköpostinäkymässä niin, että tiedotetta on mahdotonta lukea. Liitteiden lähettämisen tarpeellisuutta on hyvä miettiä tarkkaan, sillä niiden avaaminen voi kiireisenä päivänä viedä toimittajalta liikaa aikaa, ja ne vievät sähköpostissa paljon tilaa.

Kuvapankki, lisätiedot ja taustat netissä on toimittajan kannalta toimiva ratkaisu. PDF-dokumentista toimittaja ei saa kopioitua tekstiä tai kuvia käyttöönsä ja tiedotteen lähettäminen PDF-muodossa on huonoin mahdollinen vaihtoehto. Se kannattaa unohtaa kokonaan.

<< Takaisin